Torne suas reuniões (muito mais) produtivas

Um encontro sem fim específico é perda de tempo

Por Bernt Entschev

Toda empresa precisa fazer reuniões, pois é uma necessidade organizacional.  Os encontros são usados para tomada de decisões ou para estabelecer planejamentos estratégicos.  Uma reunião bem feita faz com que essas ações sejam bem entendidas, evitando o chamado “rádio corredor”.  Reunir a equipe para um encontro sem fim específico, por pura rotina, é perda de tempo e atrapalha a produtividade. Por isso, reuni algumas dicas para tornar as reuniões (muito mais) efetivas. Caso as siga, suas reuniões terão melhores resultados. Boa sorte!

1) Tenha claro o objetivo da reunião e garanta que todos saibam os temas que serão abordados. Isso faz com que as opiniões emitidas sejam mais consistentes. Os resultados também tendem a ser mais rápidos e eficientes. 

2) Apresente uma pauta compatível com os objetivos, sem estender os assuntos.  Ao conduzir as discussões, evite que os demais participantes se distanciem dos temas.

3) Ao definir o dia e horário, pense na rotina dos colegas e escolha uma data que interfira menos na produção individual e coletiva.

4) Convide apenas quem tenha interesse direto e possa contribuir efetivamente.

5) Um relógio em cima da mesa, com tempo definido para as manifestações em torno de um assunto, garante maior objetividade para as pessoas. 

6) Ao participar de uma reunião, tome cuidado para não ser prolixo  e evite discussões paralelas. Prepare-se bem, estude a pauta e seja claro ao emitir suas opiniões ou sugestões. 

7) Ouça atentamente e evite interromper quem estiver falando. 

8) Um momento de descanso, com um cafezinho ou um lanche, ajuda a relaxar e contribui para uma nova etapa de concentração do grupo. Use isso quando a discussão estiver tensa, por exemplo.

9) Em algumas situações, quando o tempo é curto, uma sugestão extrema é fazer a reunião em pé. Dificilmente ela levará mais de meia hora. 

10) Faça com que todos entendam a importância dos resultados obtidos  com a reunião.


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