Fundação Nacional da Qualidade disponibiliza dicas para difundir seu modelo de excelência em gestão entre pequenas e médias empresas

Por Pedro Pereira
Com o intuito de ajudar a avaliar resultados e planejar melhorias em micro e pequenas empresas, a Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) oferece, em parceria com Sebrae, Gerdau e Movimento Brasil Competitivo (MBC), um conjunto com 12 dicas de aprimoramento de gestão (veja abaixo). As dicas se baseiam no Modelo de Excelência de Gestão defendido pela FNQ. A ideia, segundo Juliana Iten, gerente de convênios e parcerias da entidade, é permitir que todas as companhias - inclusive as pequenas - se aproximem dos ideais desse modelo. "Os programas de consultoria mostravam o que precisava ser melhorado, mas os empresários ficavam se perguntando por onde começar", relata.

Para participar, é necessário responder a um questionário sobre práticas de gestão. As perguntas são feitas de forma indireta, levando o empresário a pensar sobre as ações do cotidiano na hora de respondê-las. Por exemplo: a companhia pode ser questionada se promove qualidade de vida entre seus funcionários. A partir dessa deixa é feita uma reflexão – o questionário é “autodidático”, nas palavras de Juliana. As respostas são avaliadas e credenciam os melhores a receber a visita dos organizadores do Prêmio MPE Brasil. No ano passado mais de 20 mil empresas participaram do programa.

Depois de mapear as necessidades de cada organização, o Sebrae entra em ação. É hora de definir o planejamento para executar melhorias. “É o Sebrae de cada estado que realiza ‘a ponta’ desse processo”, explica Juliana. A entidade capacita as empresas tentando sanar aquela velha dúvida: por onde começar?

Michel Felippe Soares, diretor executivo do Grupo Patrimonium Alltech, do Paraná, conta que o programa serviu como mote para uma auto-avaliação – e também para identificar os pontos em que sua empresa precisava melhorar. A partir disso, foi elaborado um plano de ação para alcançar metas de melhoria.

Para incentivar a participação dos funcionários, Soares conta que a empresa oferece gratificações pelo atingimento dessas metas. “Além disso, fizemos reuniões semanais com os líderes de setores, o que permitiu que toda a equipe se envolvesse na realização dos pontos que deveriam evoluir”, comemora.

Confira as 12 dicas da FNQ para auxiliar as micro e pequenas empresas:

1. Conheça e ouça os clientes - Agrupe os tipos de clientes com características similares. Identifique e analise suas necessidades e ofereça serviços ou produtos adequados a esses grupos. Divulgue produtos e serviços no canal mais adequado. Promova avaliações periódicas do nível de satisfação e crie um meio de comunicação para ouvir as reclamações e sugestões – para, a partir daí, identificar oportunidades de melhoria.

2. Preocupe-se com o meio ambiente e seja socialmente responsável - Fique ciente dos danos que as atividades e instalações da empresa causam ao meio ambiente. Controle o consumo de água, energia elétrica e papel e descarte corretamente sobras de produção, lixo, lâmpadas fluorescentes, cartuchos de impressora e embalagens. Promova ações e projetos sociais, conscientizando e envolvendo os colaboradores com o objetivo de contribuir para o desenvolvimento sustentado.

3. Tenha a melhoria contínua como meta – Promova a melhoria por meio da inovação dos produtos, serviços, processos e métodos de gestão, a partir das contribuições de colaboradores e de informações obtidas externamente (com outras empresas, concorrentes, universidades, centros de pesquisa, associações, rede de relacionamentos, etc). Isso contribui para o aumento da competitividade da empresa.

4. Estabeleça sua missão, visão e valores – Toda empresa deve estabelecer e disseminar sua missão, visão e valores entre os colaboradores para que todos persigam os mesmos ideais e saibam o que os dirigentes esperam.

5. Tenha um planejamento estratégico – Estabeleça estratégias para alcançar os objetivos da empresa, levando em conta informações relativas a clientes, mercados, fornecedores, colaboradores e sua capacidade de prestar serviços, produzir e vender. Isso permite posicionar a organização de forma competitiva e garantir a sua continuidade.

6. Faça a gestão das pessoas - Defina claramente as funções e responsabilidades dos colaboradores, pontuando a participação de cada um e promovendo a sinergia do trabalho em equipe. Disponibilize ações de capacitação com base num plano de treinamento para desenvolver habilidades e conhecimentos.

7. Promova a qualidade de vida - Adote ações que garantam o bem-estar e a satisfação dos colaboradores, promovendo um ambiente favorável à realização do trabalho.

8. Controle o desempenho – A empresa deve estabelecer indicadores e metas que permitam controlar as principais e analisar o desempenho do negócio. Esses indicadores e metas precisam contemplar aspectos relacionados a finanças, produção, vendas, fornecedores, clientes, colaboradores e questões ambientais.

9. Faça o controle financeiro – Utilize o fluxo de caixa e um plano orçamentário para, no mínimo, um ano.

10. Organize as informações – As informações necessárias para a execução das atividades da empresa, análise e condução dos negócios devem estar definidas e organizadas por um sistema padronizado. A empresa deve compartilhar as informações a fim de permitir a execução adequada das funções.

11.    Faça benchmarking – Obtenha informações comparativas de outras empresas do mesmo segmento, com o objetivo de adotar novas práticas de melhoria.

12. Execução de atividades – As principais atividades da empresa devem ser executadas de acordo com padrões definidos, a partir de requisitos legais, da descrição de processos e de informações sobre as necessidades do cliente.